Le publipostage Word-Excel

Le publipostage (aussi appelé fusion ou mailing) permet d'envoyer un courrier à un ensemble de destinataires. Le publipostage utilise un modèle (le document principal Word) et une base de données constituée de champs (Nom, Description, Date, ...toute information de votre choix...) et d'enregistrements (La liste des destinataires).
La technique consiste à fusionner le document Word avec chacun des enregistrements.
La destination de la fusion peut être une lettre, une enveloppe, une étiquette, un fichier ou un message électronique.

Ce chapitre décrit les étapes nécessaires à la mise en place d'une fusion. La description est basée sur le pas à pas de l'assistant de publipostage Word, complétée par des commentaires personnels.

II-A. La base de données▲

II-B. 1ere étape: Sélectionner le type de document▲

II-C. 2eme étape: Sélectionner le type de document de base▲

II-D. 3eme à 5eme étape: Sélectionner la base de données et appliquer une mise en page▲

II-E. L'étape 6: Fusionner▲

III-A. Informations sur la mise en forme▲

III-B. 1ere méthode pour modifier un champ▲

III-C. 2eme méthode pour modifier un champ▲

Par défaut, Word utilise la connexion OLE DB pour la fusion.
La procédure suivante modifie les paramètres pour que le choix du mode de connexion soit possible lors de l'ouverture.

Utilisez le Menu Outils.
Sélectionnez "Options"
puis l'onglet "Général"
Cochez l'option "Confirmation des conversions lors de l'ouverture".
Cliquez sur OK pour valider.

Désormais, lorsque vous sélectionnez une base de données, la boite de dialogue "Confirmer la source de données" s'affiche et vous permet de choisir votre mode de connexion.
Voici une description des différents types de connexions et les problèmes possibles lors de l'utilisation des bases de données Excel:

Convertisseur Excel:
Permet de choisir la feuille de calcul, mais il peut y avoir des problèmes avec les calculs et les formats numériques.

OLE:
Permet de choisir la feuille de calcul et des plages de cellules, mais il peut y avoir des problèmes avec les calculs, les formats numériques et les formats Date.

DDE:
Seule la 1ere feuille du classeur peut etre utilisée comme base de données. Les calculs, les formats numériques et les formats Date sont respectés. Utilisez ce type de connexion lorsque vous souhaitez utiliser des champs images (insertPicture).

ODBC:
Fonctionne uniquement avec des plages de cellules. Il peut y d'avoir des problèmes de formats numériques.

L'outil de publipostage Word dispose d'une option de tri sur chaque champ de la base de données, permettant ainsi de définir l'ordre des lettres.
A l'étape 3 de l'assistant, cliquez sur l'option "Modifier la liste des destinataires".



Cliquez par exemple sur l'entête "Montant" pour que le tri croissant soit appliqué.



Cliquez sur le bouton OK pour valider.
Désormais, l'aperçu du publipostage affiche les lettres par ordre croissant du champ "Montant".

1. Préparation du document principal:
Ce bouton permet de choisir le type de document pour le publipostage (Lettre, Message électronique, Enveloppe ...)

2. Ouvrir la source de données: permet de choisir une base de données.

3. Fusion et publipostage: Destinataires.
Permet d'afficher la boîte de dialogue pour trier et filtrer les destinataires.

4. Insérer un bloc d'adresse.

5. Insérer une ligne de salutations.

6. Insérer les champs de fusion:
La boîte de dialogue liste tous les champs de la base de données. Sélectionnez un nom dans la liste et cliquez sur le bouton "Insérez". Le champ est positionné à l'emplacement du curseur.

7. Insérer un mot clé:
Les options du bouton sont décrites en détail dans le chapitre VII.

8. Mode publipostage:
Cliquez sur ce bouton pour visualiser le nom du champ dans la lettre type. Recliquez sur le bouton pour afficher la valeur de l'enregistrement.

9. Mettre les champs de fusion en surbrillance.

10. Faire correspondre les champs.

11. Propager les étiquettes.

12. Faire défiler les enregistrements dans le document principal.

13. Rechercher une entrée:
Cette option permet de rechercher un enregistrement à partir d'un mot clé. Il est possible de filtrer la recherche sur un champ spécifique.
Si une entrée est trouvée, l'enregistrement s'affiche dans le document principal.
Vous pouvez ensuite recliquer sur le bouton"Suivant" afin de contrôler s'il existe un autre enregistrement répondant à la requète.

14. Vérifier la fusion:
Cette option permet de simuler ou d'effectuer la fusion et de récupérer un compte rendu des erreurs.

15. Fusionner vers un autre document.

16. Fusionner vers l'imprimante.
Cette option permet d'imprimer tous les enregistrements, l'enregistrement actif ou une sélection filtrée par numéro d'index.

17. Fusionner avec un message electronique: Consultez l'étape 6 du chapitre VIII.

18. Fusionner avec une télécopie:
Consultez le chapitre XII (Les ressources Microsoft) pour plus de détails.

L'option Demander:
Permet de paramétrer une boîte de dialogue qui va s'afficher au moment de la fusion. Vous pourrez ainsi ajouter une information complémentaire dans chaque lettre, à l'emplacement d'un signet que vous aurez préalablement créé.
"Invite" correspond à la description de la boite de dialogue.
Le texte par défaut est facultatif.



Si vous ne cochez pas l'option "Demander une seule fois", la boîte de dialogue devra être validée autant de fois qu'il y a d'enregistrements dans la fusion.


L'option Remplir:
Le principe est identique à l'option "Demander", mais l'information est ajoutée à l'emplacement du champ "Remplir" (FILLIN).




L'option Si ...Alors ...Sinon...:
Permet d'insérer un texte conditionnel en fonction de la donnée contenue dans un autre champ.



Par exemple, si vous basculez en mode de champ, vous obtenez:

{IF 18 < 0 "A créditer" "A facturer"}

18 est la valeur de l'enregistrement actif.

D'autres informations sur le site Microsoft pour personnaliser les champs conditionnels


L'option Numéro enregistrement de fusion:
Insère un champ pour afficher le numéro d'enregistrment dans le document (Equivalent du champ MERGEREC).
Le numéro d'enregistrement correspond à l'ordre dans la base de données. Le numéro peut donc ne pas être chronologique si vous avez trié ou filtré les enregistrements dans la fusion.


L'option Numéro séquence de fusion:
Contrairement à l'option précédente, les numéros sont attribués par ordre chronologique de fusion.


L'option Suivant:
Permet de fusionner l'enregistrement suivant sur la meme feuille (Par défaut il y a toujours un saut de page entre chaque enregistrement).


L'option Suivant Si:
Il s'agit de la même chose que l'option précédente, mais de façon conditionnelle.



Si vous basculez ensuite en mode de champ vous obtenez :{NEXTIF 1 = 5}
1 est la valeur de l'enregistrement actif.
= 5 est la condition définie.


L'option Définir Signet:
Permet d'insérer un signet à l'emplacement du curseur.


L'option Sauter l'enregistrement Si:
Permet d'enlever des enregistrements en appliquant un filtre.
Par exemple, ne pas afficher les enregistrements si le champ "leNom" est égal à "mimi".

Cela suppose d'avoir préalablement créé une base de données Excel, dont un des champs contient les adresses mail.



A l'étape 1 de l'assistant, sélectionnez l'option "Message électronique".

Ensuite allez jusqu'à l'étape 3.
Sélectionnez "Utilisez une liste existante".



Cliquez sur le bouton "Parcourir" pour lier la base de données Excel au document principal Word.

Passez à l'étape 4 pour mettre en forme votre document de publipostage.
Insérez les champs de fusion , saisissez votre texte dans le document ...etc...

Passez à l'étape 5 pour visualiser l'aperçu de publipostage.
Vous pouvez faire défiler les enregistrements pour visualiser le résultat. Utilisez le bouton "Exclure ce destinataire" si vous souhaitez enlever l'enregistrement actif.

A cette étape vous pouvez aussi effectuer un tri ou un filtre sur les destinataires.
Dans ce cas, cliquez sur le bouton "Modifier la liste des destinataires".



Vous pouvez par exemple filtrer les enregistrements dont le champ "Relance" contient "Oui".



Passez à l'étape 6: Cliquez sur le bouton "Message électronique".



Dans la zone "A", sélectionnez le champ contenant les adresses mail.
Complétez la zone "Ligne Objet".
Sélectionnez le format des messages: le document de publipostage peut être inséré dans le corps du message ou placé en pièce jointe.
Cliquez sur OK pour lancer le publipostage.

A l'étape 3 de l'assistant, choisissez l'option "Sélection à partir des contacts Outlook".
Ensuite cliquez sur le bouton "Choisir le dossier contacts".
Sélectionnez le dossier des contacts dans la boite de dialogue, puis cliquez sur le bouton OK pour valider.

Pour le reste, la méthode de préparation du document principal reste similaire aux exemples précédents. Vous pouvez utiliser la liste des contatcts outlook pour envoyer des messages électroniques mais aussi pour créer des lettres, des enveloppes ou des étiquettes.

Si votre objectif est d'envoyer des mails:
Lorsque vous aurez cliqué sur le bouton "Message électronique" à l'étape 6, Sélectionnez le champ "Adresse_électronique" Dans la zone "A". Ce champ correspond aux Adresses de messagerie saisies dans la base des contacts Oulook.

Il est possible d'automatiser le publipostage en pilotant la fusion par programmation (VB et VBA). Lorsque la mise en page du document est figée, et si la tâche de publipostage doit être régulièrement exécutée, vous pouvez créer une procédure que se chargera de lancer les impressions.

Cet exemple ouvre le document principal de publipostage Word depuis Excel. La procédure lance ensuite l'impression pour l'ensemble des enregistrements.

Private Sub commandButton1_Click()
    'Nécessite d'activer la référence "Microsoft Word xx.x Object Library"
    Dim docWord As Word.Document
    Dim appWord As Word.Application
    Dim NomBase As String
    
    NomBase = "C:\dossier\labase.xls"
    
    Application.ScreenUpdating = False
    Set appWord = New Word.Application
    appWord.Visible = True
    'Ouverture du document principal Word
    Set docWord = appWord.Documents.Open("C:\leDocument.doc")
    
    'fonctionnalité de publipostage pour le document spécifié
    With docWord.mailMerge
		'Ouvre la base de données
		.OpenDataSource Name:= NomBase, _
            Connection:="Driver={Microsoft Excel Driver (*.xls)};" & _
            "DBQ=" & NomBase & "; ReadOnly=True;", _
            SQLStatement:="SELECT * FROM [Feuil1$]"
        'Spécifie la fusion vers l'imprimante
        .Destination = wdSendToPrinter
        .suppressBlankLines = True
            'Prend en compte l'ensemble des enregistrements
            With .DataSource
                .firstRecord = wdDefaultFirstRecord
                .lastRecord = wdDefaultLastRecord
            End With
        'Exécute l'opération de publipostage
        .Execute Pause:=False
    End With
    
    Application.ScreenUpdating = True
    
    'Fermeture du document Word
    docWord.Close False
    appWord.Quit
End Sub

Consultez aussi la source de Xo pour créer une liste de publipostage, à partir de Word et d'un fichier texte.

Modification du comportement des champs après l'installation d'une mise à jour Word.

Mise à jour des champs INCLUDETEXT et DATABASE

Mise à jour des champs INCLUDETEXT et DATABASE après un déplacement

Insérer un champ image

Problème pour afficher une image dont le chemin est stocké dans la base de données

Réaliser un publipostage en utilisant Visual Basic

Réaliser un publipostage en utilisant Visual Basic

Utiliser les évènements de publipostage

Utiliser les champs conditionnels IF

Automatiser la sauvegarde des sections de publipostage en fichiers indépendants

Effectuer un publipostage vers une télécopie

Informations sur l'affichage du message d'alerte SQL lors de l'ouverture du document principal Word